Virtuaaliassistenttien tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
KEHA-keskus
PL 1000, 50101 Mikkeli
0295 020 000, kirjaamo.keha@ely-keskus.fi
2. Tietosuojavastaava
Lähetä sähköpostia: tietosuoja.keha@ely-keskus.fi
3. Rekisterin nimi
KEHA-keskuksen virtuaaliassistentit - chatbotit
4. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn perusteet
Chatbotin tarkoituksena on helpottaa asiointia verkkosivuilla ja tietojen tallentamisen tarkoituksena on varmistaa, että asiakkaat, jotka käyttävät chattibottia sivustolla saavat oikeita vastauksia ja laadukasta palvelua. Chatbotin kautta kerättyjä tietoja käytetään myös työkalun suorituskyvyn ja tarjottujen palvelujen parantamiseen. Siksi chatbot voi myös tarjota linkkejä kyselylomakkeisiin, joissa voit antaa palautetta. Chatbot-keskusteluja voidaan käyttää myös asiakaspalvelun henkilöstön kouluttamiseen.
Tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen tehtävään. Keskustelujen seuraaminen ja chatbotin toimivuuden tarkastelu voidaan ulkoistaa kolmannen osapuolen palveluntarjoajille, jotka tarjoavat teknisen työkalun ja alustan chatbotin käyttämiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Työmarkkinatori.fi, ELY-keskus.fi ja Work in Finland-sivustoilla käytössä olevat chatbotit:
Rekisteröidyt ovat verkkosivuston kävijöitä, jotka käyttävät chatbottia. Koko keskustelu asiakkaan ja automatisoidun chatbotin välillä tallennetaan järjestelmään. Palvelu ei vaadi tunnistautumista, ja vastausten sisältö saadaan yleisesti saatavilla olevista lähteistä. Chatbotin asiakkaille on tarjolla ohjeet palvelun käyttöön. Asiakkaita ei pyydetä antamaan henkilötietoja, eivätkä he voi käsitellä henkilökohtaisia asioitaan botissa. Jos käyttäjä ohittaa ohjeet ja syöttää henkilötietoja chattiin (merkkijonot, kuten nimi, puhelinnumero tai henkilötunnusta muistuttavat lukujonot kuten 123456-abcd, 123456, 01.01.1900), tiedot poistetaan automaattisesti eikä niitä merkitä rekisteriin.
KEHA-keskuksen palveluportaalissa käytössä oleva chatbot:
Rekisteröidyt ovat palveluportaalin kävijöitä, jotka käyttävät chatbottia. Koko keskustelu asiakkaan ja automatisoidun chatbotin välillä tallennetaan järjestelmään. Palveluportaalissa asian käsittely asiakaspalvelijan kanssa ja palvelupyynnön (oma kysymys) jättäminen vaatii tunnistautumisen. Chatbotin asiakkaille on tarjolla ohjeet palvelun käyttöön. Asiakkaita ei pyydetä antamaan henkilötietoja. Jos käyttäjä syöttää arkaluonteisia tietoja, ne tunnistetaan ja piilotetaan keskustelukumppanilta yksityisyyden suojaamiseksi (merkkijonot, puhelinnumero tai henkilötunnusta muistuttavat lukujonot kuten 123456-abcd, 123456, 01.01.1900). Arkaluonteiset tiedot poistetaan automaattisesti eikä niitä merkitä rekisteriin.
6. Tietojen säilytysaika
Keskusteluhistoria tyhjennetään 180 vuorokauden välein. Henkilötietojen anonymisointi tapahtuu kerran tunnissa.
7. Säännölliset tietolähteet
Tiedot saadaan käyttäjiltä itseltään heidän käyttäessään chatbottia ja kirjoittaessaan siihen viestejä.
Suomi.fi-tunnistusta käyttävistä boteista saadaan lisäksi tietoina käyttäjän etunimet, sukunimi ja henkilötunnus
8. Tietojen ja vastaanottajaluokkien säännöllinen julkistaminen
Säännöllisiä tietoja ei ole.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojaamisen periaatteet
Henkilöstön pääsy rekisterin sähköiseen tietosisältöön on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterin tietosisällöt on rajoitettu rajalliselle käyttäjäryhmälle. Ympäristö on suojattu asianmukaisilla palomuureilla ja muilla teknisillä suojatoimilla.
Edellä mainittujen toimenpiteiden tarkoituksena on turvata rekisteriin tallennettavien tietojen luottamuksellisuus, saatavuus ja eheys sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen.
11. Automatisoitu päätöksenteko
Rekisterin tietoja ei käytetä päätöksenteossa, jolla on henkilöön kohdistuvia oikeusvaikutuksia.
12. Versiot
Tämä tietosuojakäytäntö päivitettiin 2. lokakuuta 2024. Rekisterinpitäjä seuraa lainsäädännön kehitystä ja kehittää toimintaansa jatkuvasti, ja pidättää näin ollen oikeuden päivittää tätä tietosuojakäytäntöä.