Rekisterinpitäjä: KEHA-keskus
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
ELY-keskusten kehittämis- ja hallintokeskus
PL 1000, 50101 Mikkeli
Puhelin 0295 020 000 (vaihde)
Sähköposti: kirjaamo.keha@ely-keskus.fi
Tietosuojavastaava: tietosuoja.keha@ely-keskus.fi
Tietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietoja käsitellään asiakaspalveluun, tapahtumien (paikan päällä tai verkon välityksellä toteutettavat) järjestämiseen sekä viestintään liittyviin tarkoituksiin kuten kutsujen, ilmoittautumisten ja palautteiden käsittelyyn, kyselyjen toteuttamiseen sekä uutiskirjeiden lähettämiseen.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta eli käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Erityisruokavalioita koskevien tietojen käsittelyn peruste on rekisteröidyn nimenomainen suostumus henkilötietojen käsittelyyn yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a-alakohdan mukaisesti.
Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan
Pääsääntöisesti tiedot saadaan henkilöiltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta. Joskus niitä kerätään myös julkisista lähteistä ja yhteistyökumppaneilta tai kertyy erilaisten hankkeiden yhteydessä.
Käsiteltäviin tietoihin voi tarkoituksen mukaan kuulua:
- henkilön nimi
- yhteystiedot kuten puhelinnumero tai sähköpostiosoite
- työtehtävä tai asema organisaatiossa sekä organisaation nimi ja yhteystiedot
- mahdolliset palautteet, viestit ja kyselyiden vastaukset siltä osin kuin ne ovat yhdistettävissä henkilöön
- mahdolliset tapahtumajärjestelyihin liittyvät ruokavaliotiedot
- henkilön käyttämä kieli; tapahtumiin tai tiedottamiseen liittyvät kielivalinnat
- toimiala ja koulutustausta
Henkilötietojen antamiseen ei ole lakisääteistä tai sopimukseen perustuvaa velvoitetta. Tarvittavien henkilötietojen antaminen on tapahtumaan osallistumisen tai kohdistetun viestinnän edellytys.
Tietojen siirrot ja luovutukset
Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia kumppaneita, joiden kanssa on tehty tietosuojalainsäädännön mukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä.
Monen eri toimijan yhdessä järjestämien tapahtumien osallistujatietoja voidaan luovuttaa mukana oleville muille järjestäjätahoille siltä osin kuin niitä tarvitaan kirjanpidon tai rahoituksen seurannan tarkoituksiin.
Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty. Tiedot poistetaan, jos niitä ei enää tarvita kyseiseen tarkoitukseen, jos henkilö pyytää poistamaan tietonsa tai peruuttaa suostumuksensa. Tapahtumien yhteydessä tietoja käsitellään tapahtuman ja sen jälkitöiden ajan (mahdolliset palautteet tms.). Uutiskirjeen tilauksen voi perua kirjeestä löytyvän linkin kautta.
Osallistujatietoja voi olla tarpeellista säilyttää pidempään kirjanpidon aineistossa tai erilaisia rahoituksen seurannan tarkoituksia varten. Tietoja säilytetään tällöin lain tai tiedonohjaussuunnitelman vaatimusten mukaisesti.
Tietojen suojaaminen
Henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työnsä puolesta tarve saada pääsy niihin. Tietojen käsittelyssä käytetyt järjestelmät on suojattu pääsynvalvonnalla. Kyselyissä käytettävien palveluntuottajien tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä sekä sopimusoikeudellisilla keinoilla suojattuja.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja oikeus saada jäljennös omista henkilötiedoistasi.
Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tiedot.
Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen kun
- olet tuonut esiin henkilötietojesi virheellisyyden ja rekisterinpitäjä on tarkistamassa asiaa;
- tietojasi käsitellään lain vastaisesti, mutta et halua, että tietosi poistetaan;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet perusteesi.
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella silloin, kun rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietojasi yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Voit esittää oikeuksiasi koskevan pyynnön KEHA-keskuksen kirjaamoon.
Lue lisää
Palveluiden käyttäjän oikeudet
Tiedot ja toimenpiteet ovat rekisteröidylle maksuttomia, paitsi jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti.
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.
Lue lisää
Tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi)