ELY-keskusten, TE-toimistojen ja KEHA-keskuksen digikehitysohjelma perustettiin edistämään virastojen digitaalisten palveluiden ja toimintatapojen yhtenäisyyttä ja hallittavuutta.
Digikehitysohjelman taustalla oli kolme strategista lähtökohtaa:
- AVI/ELY-strategia 2020–2023
- valtiovarainministeriön digitalisaation edistämisen ohjelman sekä
- työ- ja elinkeinoministeriön dTEM-ohjelma.
Vuoden 2020 aikana vuorovaikutteisesti virastojen yhteistyönä suunniteltu ohjelma toteutettiin vuosien 2021–2024 aikana KEHA-keskuksen toimesta. Ohjelmaan sisältyi 18 projektia, 3 itsenäistä selvitystyötä ja 8 tehtäväkokonaisuutta, jotka oli jaettu kuuteen eri painopistealueeseen.
Ohjelman painopistealueet olivat
• Kattavat ja turvalliset asiakaspalvelua sekä prosesseja tukevat digipalvelut
• Digiosaava henkilöstö, uudistunut toimintakulttuuri ja nykyaikaiset välineet
• Prosesseja ja toimintaa tukevat tietojärjestelmät
• Kehittyvä tiedolla johtaminen sekä edistyneen analytiikan ja tekoälyn hyödyntäminen
• Yhteinen digikehittämisen ohjaus- ja toimintamalli
• Nykyaikaiset teknologiat ja arkkitehtuurit
Yhteinen digikehityksen ohjaus- ja hallintamalli
Osana digikehittämisohjelman toteutusta organisoitiin digikehittämisen ohjaus- ja hallintamalli, jossa olivat mukana ELY-keskusten johto, ohjaavat ministeriöt, KEHA-keskus ja muita sidosryhmiä. Yhteisistä sitovista päätöksistä vastasi ylijohtajakokous. Ohjelman työtä tukivat ja siihen osallistuivat myös muut keskeiset toiminnot kuten esimerkiksi tietoturva ja tietosuoja, arkkitehtuurinhallinta, digitalisaation kehittämis- ja projektisalkun hallinta sekä virastojen henkilöstöstä koostunut digiyhdyshenkilöverkosto.
Ohjausryhmän tehtävänä toteutuksen ohjaaminen hyväksytyn suunnitelman ja ylijohtajakokouksen linjausten mukaisesti. Ohjausryhmän alaisuuteen perustettiin ohjelmatoimisto, jonka koordinoimisesta vastasi KEHA-keskus.
Kaikissa yhteistyöryhmissä oli monipuolisesti jäseniä eri virastoista, ja ryhmät pyrittiin pitämään toiminnaltaan ketterinä.
Tulokset
Digikehitysohjelma ei sisältänyt kaikkia ELY-keskusten, TE-toimistojen ja KEHA-keskuksen digitalisaatioon liittyviä kehittämishankkeita. Suunnittelun yhteydessä luodulla digitiekartalla ja digikehitysohjelmalla on siten eroja.
Digikehitysohjelma piti sisällään ne digitiekartassa mainitut hankkeet, projektit ja toimenpiteet, jotka eivät ole jonkun muun tahon toteuttamia tai laajoja, erillisen ohjausmenettelyn ja erillisrahoituksen piirissä olevia hankkeita tai projekteja.
Loppuarviointi
Ulkopuolisen arvioinnin mukaan digikehitysohjelma on ollut välttämätön perusasioiden kehityksen näkökulmasta ja lisännyt yhteistä ymmärrystä asiakaslähtöisestä palvelukehityksestä digitalisaation keinoin. Ohjelman avulla lyhennettiin kehitysvelkaa ja tuotettiin kyvykkyyksiä, yhteistä ymmärrystä, digitoituja toiminnallisuuksia, työtä helpottavia näkymiä, tietoa ja lisäselvitystarpeita sekä otettiin käyttöön uusia digitaalisia ratkaisuja.
Ohjelmarahoituksen avulla tavoiteltuja tuloksia on saavutettu projektikohtaisesti, mutta tulosten tuottamien hyötyjen mittaaminen sekä systeemisen vaikuttavuuden tarkastelu puuttui. Merkittävimpinä kehityskohteina esitetään asiakkuusjohtamisen ja palvelukokonaisuuksien kehittämisen strategisen viitekehyksen kytkemistä digitalisaatiokehitykseen.
Digikehitysohjelman tavoitteista arvioidaan toteutuneen noin 60 %, ja osittain toteutuneiden tai kesken olevien tavoitteiden osuus on noin 33 %. Budjetti alitettiin jonkin verran.
Nyt ohjelmassa päättyneiden ja toteutettujen projektien kohteet tulevat jatkumaan monelta osin ohjelman jälkeenkin normaalina toimintaan kuuluvana kehittämistyönä tai toimintamallien ja prosessien kehittämisinä.
Loppuraportti (tulossa)